Brummens archief opgeslagen in Zutphen
AlgemeenPapier is organisch materiaal, als je niks doet gaat alles verloren
BRUMMEN - In de Gemeente Thuis van afgelopen week stond de mededeling dat Brummen het beheren van archiefbescheiden, ook de komende drie jaar weer laat uitvoeren door het Regionaal Archief Zutphen (RAZ). Maar wat moet er eigenlijk allemaal gearchiveerd worden? En waarom doet de gemeente dit niet zelf?
Jan Hasselt is Adviseur Informatiebeheer bij de gemeente Brummen. Hij geeft aan dat eigenlijk alle informatie die voortkomt uit besprekingen over wat de gemeente doet, bewaard moet blijven. “Er is een enorme stroom aan documenten, aktes, bestemmingsplannen en vergunningen. Zolang deze bij de gemeente zijn, heet het een administratie en die hebben allemaal een eigen bewaartermijn. Een evenementenvergunning of de bon van een betaalde rekening hoeft niet zo lang bewaard te worden. Die dossiers blijven bij de gemeente en na afloop van de bewaartermijn worden ze vernietigd. Andere dossiers blijven tientallen jaren of permanent bewaard zoals geboorteaktes en documenten met een historische waarde. Maar na 20 jaar mag je geen administraties meer intern opslaan, dan moet de gemeente het overbrengen naar een extern depot. Daar wordt dan de uiteindelijke bewaartermijn vastgesteld. We hebben daarin geen keus, het is allemaal bij wet vastgelegd.”
Het externe depot van Brummen is het RAZ, waar Etienne van den Hombergh de Stads- en streekarchivaris is. “Maar ik doe dat niet alleen, ik heb een heel team van specialisten om me heen. Papier is organisch materiaal dus dat blijft werken, net als hout. Als je niks doet gaat alles verloren, je moet alle invloeden van die werking tegengaan. Dat betekent weinig licht, relatieve vochtigheid van 50% en een constante temperatuur van 18°. Je moet papiervisjes en schimmels buiten houden en de zwaarste preventie brandbeveiliging binnen halen. Je moet mensen hebben die aangetast papier kunnen herstellen, die alles weten over copyright en een goede scanner zodat teksten en tekeningen ook over tien jaar nog helder zijn. Voor een relatief kleine gemeente als Brummen is dat niet te betalen.”
Het RAZ is een bunker van vier verdiepingen met een opslagcapaciteit van zes kilometer archiefdozen. Op dit moment neemt Brummen 400 meter in beslag met zo’n 100 verschillende archieven. Daaronder bedrijfsarchieven van Koninklijke Schut en Becker’s Sons, maar ook van de Marken en de ruilverkaveling Cortenoever. Er staan bouwdossiers vanaf 1921 en Jan Hasselt begint in maart met het digitaliseren daarvan. Hij krijgt daarbij hulp van WerkFit Brummen en de specialisten van het RAZ.
