Intern ‘datalek’ bij gemeente Brummen
GEMEENTE BRUMMEN - Door foutief gebruik van het digitale vergaderinstrument ‘Teams’ is er bij de gemeente Brummen een intern datalek ontstaan. Via online ‘beeldbel’ programma’s als Teams kunnen personen via de laptop met elkaar vergaderen. Een praktijk die als gevolg van corona een hoge vlucht heeft genomen.
Burgemeester Alex van Hedel heeft nu in een memo aan ambtenaren, wethouders en raadsleden een waarschuwing doen uitgaan, dat door verkeerde instellingen in Teams mensen toegang hebben tot vergadergroepjes, waar ze feitelijk niets te zoeken hebben. En daar vervolgens ook kennis kunnen nemen van eventueel gedeelde vertrouwelijke stukken.
Sommige Teams sites openbaar
Van Hedel schrijft: “Recent is gesignaleerd dat sommige Teams-sites toegankelijk bleken voor andere medewerkers (ambtelijke organisatie) en/of raadsleden/bestuurders dan waarvoor het team was samengesteld. Deelnemers in het team waarvoor binnen Teams een groep was aangemaakt, deelden daarop zelf ook (vertrouwelijke) documenten.”
Geen lek maar verkeerd handelen
Van Hedel wil niet spreken van een ‘lek’. Hij noemt het een gevolg van eigen handelen. Om bestanden privé te houden is het belangrijk dat Teams-sites juist worden ingesteld. Bij het aanmaken van een nieuw vergaderteam, moet die worden aangemerkt als ‘privé’. Sommige teamsites hadden echter de instelling ‘openbaar’. Dat betekent dat de bestanden die in die teams worden gedeeld, voor de rest van de organisatie en de gemeenteraad zichtbaar zijn: voor allen met een emailadres van de gemeente Brummen (XXX@brummen.nl)
Hoeft niet gemeld bij AVG
Van Hedel wijst erop dat het sowieso niet verstandig is om vertrouwelijke informatie in Teams-sites te plaatsen. Volgens de burgemeester betreft de kwestie een intern ‘data-lek’ wat, op basis van eisen en bepalingen in de AVG, niet bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld hoeft te worden. De automatisering afdeling van Brummen heeft alle teams die op openbaar stonden inmiddels dichtgezet. Ook de SharePoint site is dichtgezet. Rolf Schinkel (D66) diende bij de raad gisteravond een motie in, waarmee het college wordt opgeroepen nog voor de aankomende zomerreces te komen met een analyse van de gebeurtenissen en hoe die voortaan te voorkomen.